Некоторые аспекты проблем деятельности предприятий в современных условиях

Михайлюта А.А.

Настоящая статья открывает серию публикаций на основе материалов конференции "Процессная ориентация деятельности. Формализованное описание и анализ бизнес-процессов. Методология и моделирование бизнес-процессов ARIS. Информационная система предприятия Алеф", проходившей 2, 3 августа 2001 года. Участники конференции: компании "Торнадо Бизнес Технология" г. Киров, "Весть Метатехнология" г. Москва, "Алеф Консалтинг & Софт" г. Москва. Выступавшие: Аксенов Евгений Геннадьевич – генеральный директор компании "Алеф Консалтинг & Софт", Громов Александр Иванович – к.х.н., визит-профессор АНХ при Правительстве РФ, директор по развитию компании "Весть-Метатехнология", Михайлюта Андрей Анатольевич – генеральный директор компании "Торнадо Бизнес Технология", Мосунов Александр Валентинович – IT специалист компании "Торнадо Бизнес Технология" сертифицированный специалист по технологиям системы "Алеф", Тришанков Лев Анатольевич – исполнительный директор компании "Алеф Консалтинг & Софт", Ферапонтов Михаил Михайлович – к.т.н., доцент МИФИ, генеральный директор компании "Весть- Метатехнология".

В последнее время мы часто слышим словосочетание «глобализация экономики».

В большинстве случаев оно носит пугающий контекст. В Европе проходят демонстрации противников глобализации экономики. В нашей стране пугают тем, что экономика страны в связи с глобализацией попадает в зависимость от акул капиталистического мира. Хотя если разобраться, то процесс глобализации экономики - абсолютно естественное явление на фоне интенсивного развития высоких технологий за последнее 10-15 лет. Наверное, даже можно сказать, что именно интенсивное развитие высоких технологий в области информационных технологий явилось естественной причиной глобализации экономики.

Сегодня почти из любой точки планеты можно руководить предприятием, подразделением предприятия, оперативно принимать решения, располагая доступом к телефонной сети и компьютером. Совершенно естественно, что в связи с этим обостряется конкуренция, и границы рынков отдельно взятых стран размываются, превращая набор потребительских рынков практически в единый мировой рынок потребления. За примерами далеко ходить не надо. Зайдите в любой магазин, и вы увидите, что наряду с отечественной продукцией широко представлена продукция самых разных компаний со всего света. Таким образом, в стремлении выжить крупнейшие компании сливаются в единые корпорации с тем, чтобы максимально используя имеющиеся у них ресурсы (финансовые, технологические, информационные, интеллектуальные) поставлять на рынок максимально конкурентоспособные товары и услуги. Такой процесс характерен не только для западной экономики, явные признаки аналогичного поведения крупных компаний можно встретить и в России. Хотя с другой стороны, всем знакомо слово реструктуризация, которое подразумевают расщепление крупных предприятий на более мелкие в разных целях (в том числе и не всегда социально полезные). Зачастую реструктуризация предприятий преследует цели оздоровления (в том числе финансового) предприятия и случается бывает оправдана. Но, на мой взгляд, в принципе эта процедура в целом несет негативный характер. Таким образом, с одной стороны, мы наблюдаем объединение предприятий в единую систему, создающую конечный полезный продукт для потребителя, с другой стороны, наблюдается (в России и ряде стран СНГ) растягивание процесса получения полезного для потребителя продукта. При этом совершенно естественно падает скорость реагирования на изменение состояния рынка и как следствие – падение конкурентоспособности цепочки предприятий, задействованных в создании конечного полезного для потребителя продукта.

Таким образом, если мы хотим эффективно конкурировать на рынке с западными компаниями, то нам рано или поздно придется объединять предприятия (необязательно юридически) в рамках процессов, создающих конечный, полезный для потребителя продукт. На этом пути нас подстерегают характерные для "новой экономики" проблемы. В первую очередь единое семантическое пространство для предприятий, входящих в процесс создания конечного полезного продукта. Проще говоря, предприятия должны разговаривать друг с другом на одном совершенно понятном языке (вспомним пример со строительством вавилонской башни). У предприятий должны быть абсолютно понятные и опубликованные цели, стратегии, отлаженные механизмы обратной связи (контролирующие механизмы) и т.д. Для чего все это нужно? Понятные опубликованные цели диктуют стратегию их достижения и формирования бизнес-планов, в том числе, охватывающих всю цепочку предприятий, создающих полезный продукт, начиная, к примеру, от добычи сырья до создания готового изделия. Отлаженные механизмы обратной связи автоматически меняют бизнес-процесс создания конечного полезного продукта, адаптируя и совершенствуя бизнес процессы на фоне изменяющихся параметров рынка, фактически создавая этим самым адаптивную само развивающуюся систему. На словах все просто, на деле мы получаем целый букет проблем, преодолеть которые предприятие зачастую не в силах. Первое - коммуникативные проблемы как внутри предприятия, так и между предприятиями. Они вызывают колоссальное искажение информации, огромные затраты времени на получение достоверной информации, как следствие низкую скорость принятия решений, низкую точность решений.

Коммуникативные проблемы несут два компонента: психологический и технологический. При этом психологический компонент, на мой взгляд, является основной проблемой отечественных предприятий.

Я полагаю, что многие читатели имеют достаточно большой опыт участия в различного рода совещаниях, продолжающихся часами и заканчивающихся отсутствием конкретных однозначных решений. Кроме этого, мне кажется, что немало руководителей с легкостью могут вспомнить случаи, когда подчиненные с точностью вплоть до наоборот выполняли их указания. Можно коснуться совершенно характерной проблемы для подавляющего большинства предприятий конкуренции между отделами и службами, проявляющейся в отстаивании либо своих интересов, либо мнений. При этом абсолютно игнорируются интересы (цели, пусть не явные, не опубликованные) предприятия в целом. Таким образом, происходит процесс "само копания", создающий иллюзию интенсивной работы, но фактически приводящий к отрыву руководства предприятия от достижения целей вплоть до отрыва от реальности.

Примеров можно приводить много, но, на мой взгляд, достаточно и этого. Как решать психологический аспект коммуникативных проблем? Как он решается крупными корпорациями, где в принципе недопустимы выше перечисленные примеры? Да почти никак. Почти - потому, что знания и навыки в области эффективных коммуникаций должны быть естественным элементом культуры современного предприятия и этому можно и нужно обучать сотрудников, в первую очередь, высшее руководство предприятия (к сожалению, в наших школах и вузах этому, мягко говоря, уделяется слабое внимание). Итак что значит "никак"? Это значит, что современный подход к бизнесу можно назвать не иначе как инженерный. Я думаю, что все прекрасно понимают, что любое изделие проходит ряд этапов от возникновения в нем потребности до воплощения в жизнь. Упрощенно это выглядит таким образом. Первый этап: осознается потребность в неких потребительских свойствах потенциального изделия. Следующий этап: формируется техническое задание на изделие. Третий этап: изделие проектируется (зачастую на конкурсной основе). Четвертый этап: изготавливается пилотный экземпляр изделия. Пятый этап: пилотный экземпляр тестируется на соответствие ТЗ, возникает петля обратной связи (зачастую приходится обращаться к третьему и четвертому этапам, поскольку, как правило, сходу в пилотном варианте изделия обнаруживаются ошибки, приводящие к несоответствию ТЗ). Шестой этап: мелкосерийное производство (вполне вероятна аналогичная петля обратной связи).
Седьмой этап: передача изделия в серийное производство (безусловно, возникает петля обратной связи поскольку, как правило, изделие совершенствуется исходя из новых запросов потребительских свойств данного изделия рынком).

Чем отличается построение любой организации, начиная с любой административной структуры и заканчивая производственной, торговой, общественной организацией от процесса создания вышеупомянутого некоего изделия? С точки зрения того, что изделие своими потребительскими свойствами должно удовлетворять спрос рынка, то практически ничем. Поскольку любая организационная структура имеет смысл лишь тогда, когда создает полезный продукт с соответствующими потребительскими свойствами либо для себя (клуб по интересам), либо для общества (любое производственное предприятие).

С точки зрения системного подхода отличие очевидно: почти любое изделие представляет собой линейную систему, то есть предсказуемую. Любая организация, поскольку включает в себя нелинейные системы, а именно человека, а также взаимодействует с нелинейной системой - внешним окружением (к примеру, для производственного предприятия это конкурентное окружение, макроэкономические параметры и т.д.). Именно нелинейность вызывает проблемы, описанные выше. Очевидно, что со времен Адама Смита прошло достаточно времени, чтобы заявить, что типичные функциональные подходы к построению организационной структуры не выдерживают никакой критики. Они основаны на линейном поведении организации. Сегодня скорость изменения внешней среды (к примеру, изменение требований рынка к потребительским свойствам изделия) несопоставима с той скоростью, которая была лет 20 назад - касаемо глобальной экономики. Сравнивать плановую экономику СССР с тем, что мы имеем на сегодняшний день, я даже не буду.

Таким образом, мы сталкиваемся с проблемой линейного проектирования, организационной структурой в условиях тотальной нелинейности. По сути - с проблемой построения адаптивной организации. Что имеется ввиду? Когда у человека зачешется ухо, он не задумывается о том, каким образом он его чешет, хотя есть над чем поразмыслить, поскольку в процессе, начинающемся тем, что человек почувствовал, что ухо зачесалось, до собственно завершения процесса "ухо почесал" задействована масса функций, объектов и связей (рефлексы, электрические импульсы, мышечная ткань и т.д.).

В случае самоконтроля над процессом по типу функциональной структуры почесать
ухо будет невообразимо сложно. Как ни странно, традиции построения функциональных структур даже практически без проектирования на сегодняшний день преобладают в экономике страны, что существенно тормозит ее развитие. Альтернативой является проектирование организаций с точки зрения эффективности по заранее выбранным параметрам процессов, создающих полезный продукт. Давайте разберем эту фразу. Итак, начнем с конца. Полезный продукт - то, что создает организация. На это направлено подавляющее большинство бизнес процессов предприятия. Бизнес процессы должны постоянно изменяться, поскольку внешнее окружение требует изменения свойств полезного продукта вплоть до совершенно иного полезного продукта. Понятие "бизнес процесс" начинает обретать смысл тогда, когда существует единое семантически пространство не допускающее различные трактовки одного и того же понятия своего рода тезаурус. Альтернативно-негативный пример: при принятии решения руководитель среднего или высшего звена не зависимо от того какую службу или отдел он возглавляет анализирует информацию представленную как документально так и в устном виде подчиненными. При этом от подчиненных документы и сообщения поступают из разных источников в разных форматах и как правило описывают один и тот же объект в разных неформальных стандартах характерных для той или иной службы… Как следствие: разная информация об одном и том же объекте или событии, авральные мероприятия (думаю многим знаком энтузиазм с которым бухгалтерия подходит к очередному квартальному и годовому отчетам), поиск истины, виноватых и т.д.

Параметры процессов – это то, что позволяет руководителю процесса контролировать ход процесса и в случае необходимости изменять его с точки зрения эффективности в целях создания полезного продукта. 

Проектирование организации таким образом сводится к проектированию процессов со всеми естественно вытекающими от туда последствиями, как то создание единого семантического поля, определения целей, ресурсов, и т.д. в плоть до объективного определения функциональных обязанностей сотрудников. Таким образом, решается задача линейного проектирования организации с учетом естественной интеграции нелинейного фактора – человека. В итоге мы получаем проект адаптивный, саморазвивающейся организации нивелирующий психологический аспект коммуникативных проблем почти до нуля. Принципиально в этом заключается ответ на вопрос поставленный выше о том, как решается психологический аспект коммуникативных проблем крупными корпорациями. 

При построении процессно-ориентированной адаптивной организации естественно возникает "технологический аспект коммуникативных проблем". В данном контексте технологический аспект коммуникативных проблем заключены в кавычки по причине того, что проблемы превращаются в инструмент реализации проекта построения организации. В качестве инструментария используется ERP (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) системы, Workflow (поток работ) системы, безусловно, система моделирования в частности ARIS (система, лидирующая на мировом рынке). 

В данной статье мы достаточно поверхностно описали проблемы современных предприятий и пути их решения. В дальнейших публикациях мы гораздо более детально рассмотрим проблематику построения и работы организаций, в том числе остановимся на конкретных технологиях.