Создание решений на основе системы Алеф

Тришанков Л. А.

Здесь очень много говорилось о концептуальном подходе, здесь очень много говорилось об идейной основе, о технологиях, лежащих в основе наших решений. Я хотел бы сегодня поговорить о практических решениях, я хотел бы поговорить о том, что вам очень близко потому, что перед многими из вас стоят конкретные задачи и должно быть решение, которое нужно найти, наверное, о том, что нам это всё может дать. Я, конечно, не могу не будучи знаком с ситуацией предприятий, что-то конкретное сказать, поэтому я постараюсь рассуждать в общем виде, но попробую приблизиться к конкретным вещам.

Современные компании устроены очень сложно. Это связано с известными всем вещами. Все стараются находить способ оптимизации налогового бремени, ищут решение в этой области, по возможности легальное. Но, тем не менее, вырастают очень сложные юридические структуры. Если б было производственное предприятие, то часто оно разделено как минимум пополам. В одной части находятся производственные активы, а в другой части находится оборотный капитал, потоки товаров и денежные средства. Таким образом, производственная часть выполняет обработку заказа. Если компания занимается торговлей, то существует дружественные фирмы, которые являются как правило поставщиками в этой структуре, а в дальнейшем они становятся реальными поставщиками продукции. Если мы посмотрим дальше, то мы увидим, что компания, как правило, действует с помощью целого набора юридических лиц, т.е. не ограничивается функциональным разделением на производство и потоки. Юридические лица по-разному держат свои активы, они обладают какими-то лицензиями, они обладают какими-то льготами. Кроме этого в окружении компании существуют ещё какие-то компании часто временные, которые существуют буквально в масштабах проекта, и всё это активно завязано в единую экономическую деятельность. Мы с вами можем увидеть, что существует некий центр управления, и с точки зрения широкой известности продвижения торговой марки мы видим что как правило только одно основное юридическое лицо, которое является держателем этого торгового названия. Однако с точки зрения управления, которое осуществляется между центром, мы с вами можем обнаружить, что под управлением находится вот такая сложная структура. Вот ответ на вопрос: почему бухгалтерский отчет какой-нибудь из этих компаний не скажет ничего нашему руководству о том, каково состояние нашего предприятия, на сколько оно эффективно. Ничего это не дает для управления. Когда мы занимаемся практическим проектом, то мы строим в единой информационной системе все процессы, которые объединяют этих поставщиков и покупателей. Вот поставщики и вот покупатели. И мы строим экономическую модель для каждого юридического лица, если ему нужно заниматься расчетами в бюджет, и мы строим экономическую модель всего этого конгломерата в целом, потому что именно экономическая модель всего этого построения даёт возможность нашим управленцам понять, где мы находимся и куда мы движемся. Строим разные модели. Их может быть в разных случаях разное количество разных типов. Поэтому я выделил самые распространённые. Всегда есть основная деятельность, покупки, продажи. Одно интересует коммерсантов, другое производственников.

Таким образом, мы можем выделить две основные группы пользователей информации, которые работают в системе. Их гораздо больше. Есть бухгалтеры, коммерсанты … Все эти группы пользователей работают в единой организации, решают единые задачи, участвуют в едином процессе, но каждая из них видит эту деятельность по-разному. Каждая из них выполняет свои структурные задачи и видит происходящее событие своими глазами. Я сейчас хочу подойти ближе к тем моделям, о которых мы говорили на протяжении всего нашего семинара. Причем может возникнуть некоторая путаница. Вы видели модели, связанные с организацией процесса и во время обсуждения того, как управлять процессом мы говорили о том, что необходимо измерять контрольные точки, мы говорили о модели, которая позволяет поддерживать значение параметров, в которых отслеживаются значения.

Наш рисунок, который мы начали рисовать с первого дня семинара - процесс, мы рисовали модель, но теперь оказывается, что у нас управляет процессами не одна модель, а целых три модели. В моем понимании. Бухгалтеры видят по-разному, коммерсанты видят по-разному, финансисты по-разному. Например, если принят заказ от покупателя, то это будет система отношений для коммерсантов, это принимается в расчет для финансистов, потому что они ожидают потока денежных средств, планируют движение денежных средств, с точки зрения бухгалтера ничего не происходит, им нечего записать в регистры. Единое информационное пространство обеспечивается тем, что мы должны связать, мы должны согласовать эти модели. И в общем-то структура системы позволяет нам добиться того, что всё будет действовать согласовано. Например, какой-то факт отгрузки, который произошел в ночь с 15 на 16 и никто не уверен до конца до 16 или после. Но он никогда не должен попасть в одной модели в 15 число, а в другой 16 число. Система должна обеспечить, что он пройдет, даже не суть важна, куда он попадёт в 15 или 16 число, он должен попасть в один и тот же день. Особенно важно чтобы это не пришлось на границу двух периодов, когда два разных отчёта в результате покажут различный объём. В результате мы получаем данные, которым мы будем доверять. Почему я так говорю? Дело в том, что не бывает никогда абсолютно достоверных данных, любые данные по определению содержат или могут содержать ошибку. Однако же существуют данные, которым мы доверяем и которым мы не доверяем. Например, если вы подсчитываете какую-то сложную сумму на калькуляторе и получили её один раз, вы ещё не доверяете, вы должны еще 2 или 3 раза пересчитать и когда вы получите одинаковый результат, вы поймете, что это данные которым можно доверять. Или другой пример, в вашем отчете есть остаток денежный на банковском счете. Вы можете допускать какую-то ошибку, но когда вы получите выписку из банка и увидите, что там та же цифра, то начинаете доверять этой цифре. Для нас понятно, что достоверность определяется тем, что данные, полученные несколькими способами, совпадают. Эти модели, как правило, содержат одинаковые параметры, и мы доверяем этим данным от того, что эти значения совпадают. Например, обязательно существует для коммерсанта количество отгруженной продукции, обязательно оно существует для бухгалтера и оно должно совпадать. Или, например, обязательно существует для финансиста количество денежных средств, которые получены от клиента, и оно существуют для бухгалтера и они совпадают. Хотя бы та часть денег, которые проходят через одно юридическое лицо. Мы можем это отслеживать. Три разные модели – это единая модель, это согласованный взгляд нескольких пользователей.

Я хочу перейти к тому, что же такое модель как она устроена, как её использовать. Если мы занимаемся отслеживанием какого-то процесса, мы должны понять его юридическую сущность, экономическую сущность, и построить набор параметров, который нам позволяет устроить некоторое замкнутое пространство. Если мы занимаемся распределением товарно-материальных потоков, продажей, снабжением, то скорее всего мы захотим иметь баланс относительно физического наличия товара. То есть нам, будет, не важно поступил ли к нам товар наш собственный или это будет давальческое сырье. Нам будет не важно, продаем мы товар, который лежит на складе, поступил на комиссию или это наш собственный товар. Мы должны понимать, что если у нас есть запас, то нам нужно заниматься торговлей.

Это очень простая модель, она очень понятна и она работает. Мы можем решать совершенно практические ситуации, мы можем принимать заказ и сообщать нашим покупателям, что этот товар будет поставлен в такой то срок. Одна из моделей это резервирование. Если у нас еще есть товар, то это не значит, что он не заказан. Вот как выглядит эта модель на практике.

Другая модель, которая нужна для бухгалтера, имеет предметом своего балансирования отношения собственности. Здесь нужно отметить, что каждая операция, которая здесь происходит, принимается в расчет не движение, перемещение, товарных запасов, а кто этим владеет. Допустим, если у нас был товар на складе, и мы его продали, то у нас возникли расчеты с покупателем, если мы купили товар, то у нас возникли расчеты с поставщиками. Это просто одна из частных моделей.

Тоже самое, с наличием денег. Мы не можем обслуживать поток денежных средств исходя из тех двух моделей, о которых я говорил раньше. Мы не можем знать, сколько будет у нас денег через месяц, через полтора, через два. Мы не можем планировать, контролировать эту ситуацию, мы не можем знать какое количество счетов должно быть оплачено и сколько денег получено. Мы не можем знать без этой модели, сколько каких счетов нужно оплатить, чтобы предъявить НДС. Здесь не важно эти счета фактурные, или это счета по предоплате. Нас интересует только обязательство платить. Мы ожидаем поступление денег, нам приходят счета, и мы планируем предполагаем, что будет приход. Мы можем владеть нашим денежным потоком. Мы планируем, что мы будем выплачивать, мы планируем, что мы будем получать. Теперь мы с вами можем увидеть, что финансисты имеют свою модель, бухгалтер имеет свою модель, коммерсант имеет свою. Где существует увязка, где существует совпадение?

Мы должны понимать, что если в нашей системе значения этих параметров станут различаться, то значит, мы что-то неправильно строили, наша система вышла из под контроля, нужно искать ошибку. Это позволяет нам не допустить этого и вовремя управлять достоверностью данных. Таким образом, данные всегда будут согласованы, и мы можем им доверять. Если возвращаться к схеме, о которой я говорил, то становится понятно, как мы подходим к решению таких сложных задач. Для каждого юридического лица, которому требуется сдавать фискальную отчетность мы подводим такую модель. Для холдинга мы строим модель. Что касается экономической модели всего холдинга, то нужно понимать, что перемещение ценностей со склада этой компании на склад этой компании и всё это в рамках одного хозяйствующего субъекта. У нас просто произойдёт перемещение со склада на склад в пределах одного регистра. Это будет соответственно отражено и на модели. Это есть единая информационная система, которая занимается интерпретацией в пользу различных моделей. Поэтому есть система, которая позволяет управлению решать все задачи, которые встают перед работниками компании.

Я могу привести практические примеры, чтобы было понятно, почему важно иметь это. Наверное не вызывает сомнения, то что этот подход позволяет очень эффективно использовать ресурсы компании. Как правило, мы занимаемся просто бухгалтерским учетом, поскольку нас государство к этому принуждают, а всё остальное бывает упущено, или ведется эпизодически, выборочно и соответственно этим данным никто до конца не верит. Здесь мы создаем, прецедент, когда реальная экономика компании отслеживается непрерывно, в согласованных моделях. Если кто-то пытаемся создать аналогичную систему без того, чтобы интегрировать её с такой специфической задачей как бухгалтерский учет, то приходится сажать отдельных людей, строить отдельную систему и нести соответствующие расходы.

Теперь мой пример. Недавно мы выполнили проект компании торгующей фармацевтическими препаратами. Я знаю, здесь есть люди, которые занимаются фармацевтическим производством, но может это для вас не имеет прямого отношения. Государство занимается контролем цен и точнее даже торговой наценки при перепродаже оптом соответствующих медицинских препаратов. Наши коммерсанты находились в рамках модели реальных сделок, в реальном времени, а так же в рамках модели юридических взаимоотношений от поставщиков до клиентов. Речь идет о том, что в бухгалтерском учёте у нас была одна себестоимость, а в настоящем учёте другая себестоимость. Ценообразование происходило на основании реальной себестоимости, но поскольку государство контролирует на основании бухгалтерской себестоимости, в реальном режиме времени система должна была реагировать на то, когда заключены сделки и цена высчитана на основании коммерческой выгоды, но противоречит возможным рамкам, которые можно было записать в протокол согласования цен. Но речь идет о том, что мы должны были в реальном времени иметь данные, которые составляют реальную экономическую модель и которые составляют бухгалтерскую экономическую модель.

Я хотел, чтобы вы задали вопросы, если они есть.
Вопрос. В этой модели как раз тот случай, когда документы формируются on-line или переносятся на ночь?
Ответ. Сейчас там всё формируется on-line, но мы будем скорей всего оставлять в реальном времени только логистические цепочки и если останется острой проблема с протоколом согласования договорных цен, то будем еще как не странно формировать бухгалтерский учет в реальном времени, а управленческий учет будем относить на более поздний период.
Вопрос. Опять же в этой фармацевтической модели: документы, которые рождаются в ходе автоматического формирования, они существуют сами по себе или сразу проводятся и анализ происходит от проводок?
Ответ. Давайте я подробнее поговорю о том, что происходит в реальности: мы просто принимаем заказ, в заказе набирается табличка, где есть справочник товара, набирается товар, здесь ставится цифра, сколько покупатель желает приобрести, срок доставки, условия поставки. Нам очень важно, поскольку мы не затариваем склад, мы стараемся иметь минимальный объем склада нам важно в реальном времени сообщить покупателю, что заказ принят, и необходимое количество товара существует в наличии. В этот момент заказ, документ обращается к состоянию регистра «склад», выясняет сколько товара необходимой номенклатуры свободно для резерва, а так же сколько существует в доставке. Если принимать во внимание, что в единой базе данных работает, например, кроме Московской области еще 6 отдаленных городов Челябинск, Новосибирск, Ростов, Ленинград и другие города, то становится понятным какова конкуренция. Коммерческое руководство компании действительно хотело создать реальную конкуренцию между менеджерами, чтобы повысить оборачиваемость запасов. Сам по себе товар не имеет большого веса и стоимости транспортировки, т.е. мы можем легко перекидывать его из города в город, с поезда на самолет, поэтому эти 6 офисов распространенные по разным городам находятся в едином пространстве оперативной доставки товара. Т.е. здесь принципиальное значение имеет то, что мы, находясь в любом месте, могли бы оперативно обратиться к информации об остатках товара на складе. И здесь мы видим, что компьютер действительно управляет деятельностью людей. Если по каким-то причинам база данных будет остановлена, то торговля в компании встанет. С одной стороны это не приятно, с другой стороны это даёт нам возможность оперативно распределять всё количество товара. Не знаю, был ли этот вопрос на это направлен или что-то другое имелось ввиду?
Вопрос- то по сути в чём, что аналитика на основе хранения основана? 
Да, на основе хранения.

Если есть еще вопросы, то я с удовольствием отвечу.
Вопрос. Когда шла речь о связанности данных там была фраза, что у бухгалтеров одни данные, а у коммерсантов другие, надо их сверять. Можно ли пояснить, почему в одной системе появляются данные, которые надо сверять. Ведь сверки ведут к увеличению затрат времени и денег.
Ответ. Я поясню. Дело в том, что мы сказали, что у нас есть разные модели. Каждая модель содержит в себе набор данных и у нас просто могут быть разные цифры. Допустим, остаток товара. У нас есть три разных места в моём примере, куда их можно записывать и эти цифры согласовываются с остальными параметрами каждой из модели. Т.е. когда у нас есть в системе всего одна запись и одно поле откуда все смотрят эту цифру, то соответственно у нас не может быть расхождений. В данном случае это не так. Почему у нас три разные модели мне кажется, я пытался объяснить. Потому, что у каждого свои задачи, и они решают их по-разному. Т.е. я простым доказательством это обосновываю, что товар, который принят на комиссию, с точки зрения бухгалтерии совершенно по-другому учитывается, с точки зрения коммерсанта, им всё равно, каким товаром торговать. Заказ, который принят с точки зрения бухгалтера, вообще игнорируется, факт заключения договора не должен никуда войти. Для коммерсанта и финансиста это совершенно отдельная вещь, совершенно значимая. Мы увязываем все параметры каждой модели в единую балансовую цепочку и поэтому нам нужны три модели, но теперь они у нас есть все три, у нас есть три цифры и некоторые из них даже три раза, в трёх местах хранится остаток товара. Если они совпадают, то значит у нас всё хорошо, значит, мы хорошо все настроили, у нас работает система. Это не то, что Вы просили?
Аксёнов. Я хотел бы дополнить ответ. Эти разные регистры могут иметь разные состояния. Если мы берём учет бизнеса в целом и учет конкретного юридического лица явно, что картины остатков товара на складе будут отличаться. Но мы можем с вами установить уравнение, некий констрейн который должен выполняться и если констрейн будет выполняться, значит, картина достоверна, все в порядке. Если штатно работает система, и если не было интервенции, то расхождений быть не может, если не ошибся дизайнер, и на этапе проектирования все было грамотно сделано. Но мы можем с вами теоретически предположить наличие интервентов, в нашей системе которые хотят разрушить сознательно или несознательно вносят дестабилизацию этих регистров, потому что они могут в принципе жить и синхронно. Если штатно работает, расхождений быть не может, констрейн как бы выполняется. Внештатные ситуации - там сразу понятно кто сделал, когда, в какое время, Ф.И.О., год рождения всё это будет известно главное, что теоретически расхождение может быть, но внештатно.
Тришанков. Наверное, излишне будет говорить, что как мы здесь рисовали 10 юридических лиц и по бухгалтерскому учету каждого из них у нас существует товарный остаток, а в учете всего хозяйствующего субъекта мы получим цифру суммы их. Возникает масса ситуаций, когда приходит ценность, и нет соответствующих сопроводительных документов, допустим нет счет - фактуры, хотя все легально. Тем не менее бухгалтерия не принимает к учёту, не приходует на склад эту товарно-материальную ценность пока не получены документы мало ли почему они задержались. Представьте себе, что это материалы, которые остро нужны в производстве или те, которые заказчик заказал и срочно пытается забрать. Как правило, мы не ждем документы, как правило, эти ценности отправляются дальше в производство или заказчику. Но, тем не менее, потом бухгалтерия будет делать. Мы получим документ 15 числа, и проведем это в учете 11 числа, когда мы реально получили этот товар. И тогда, после того как все документы будут на месте, у нас за 11 число данные по бухгалтерскому учету и по учету бизнеса, ну я сейчас говорю в частном случае, тогда они должны совпадать, тогда мы начинаем доверять этим данным.
Михайлюта. Я хочу крайне упростить ответ, на этот вопрос, задав вопрос, что это такое?
Ответ зала: Программа семинара.
Михайлюта: Какие еще варианты есть?
Ответ зала: Листок бумаги.
Михайлюта: То есть, один и тот же предмет оценивается одними как программа семинара, другими, как листок бумаги, а если посмотреть так то линия какая-то будет, хотя это один и тот же предмет. То же самое

Тришанков: Я передаю слово нашим партнерам. Я хочу сказать два слова. Мы, действительно, провели обучение работников «Торнадо Бизнес Технология», мы были воодушевлены их успехом, но недавно мы узнали, что у них движутся дела на практическом поприще, недавно мы осознали полностью, что в Кирове есть партнер, поэтому если вы им не будете заказывать проекты, то мы пригласим их в другое место.